Een efficiënte vergadering dankzij een dubbele pizza

Een efficiënte vergadering dankzij een dubbele pizza

18 april 2024

In de wereld van het werk zijn vergaderingen aan de orde van de dag. Toch veranderen deze bijeenkomsten maar al te vaak in marathons waar de deelnemers verdwalen in eindeloze discussies, zonder duidelijke richting en soms zonder tastbare resultaten aan het eind. Maar wat onderscheidt een productieve vergadering van tijdverspilling? Het antwoord zou wel eens kunnen liggen in een eenvoudige maar effectieve regel die is bedacht door Amazon-baas Jeff Bezos: de twee-pizza-regel.

Het is niet erg ingewikkeld of raketwetenschappelijk: voor een team- of projectvergadering kun je het beste niet meer mensen uitnodigen dan er met twee pizza's gevoed kunnen worden. Met andere woorden, identificeer de belangrijkste deelnemers wiens aanwezigheid essentieel is om de doelstellingen van de vergadering te bereiken, idealiter maximaal 8 personen. Dit bevordert een vlottere communicatie, snellere beslissingen en een grotere efficiëntie.

Een techniek gebaseerd op de SMART-methode

Zodra je een shortlist van deelnemers hebt geselecteerd, is het tijd om je te concentreren op het zo productief mogelijk maken van de vergadering. Stel eerst en vooral duidelijke en haalbare doelstellingen op. Elke doelstelling moet nauwkeurig, meetbaar en haalbaar zijn binnen de toegestane tijd. Dit is een veelgebruikt hulpmiddel in marketing dat de SMART-methode wordt genoemd. Door deze duidelijkheid weet elke deelnemer wat er verwacht wordt en kan hij of zij een zinvolle bijdrage leveren aan de discussies.

Stel vervolgens een gedetailleerde agenda op als leidraad voor de bijeenkomst in de vorm van een tijdlijn met de te bespreken onderwerpen en de tijd die voor elk onderwerp is ingeruimd. Deel deze agenda op voorhand met de deelnemers zodat ze zich hierop kunnen voorbereiden. Dit zorgt ervoor dat de vergadering soepel verloopt en voorkomt onnodige uitweidingen.

Als de grote dag eenmaal is aangebroken, houd je dan aan de tijdslimiet. Gebruik indien nodig timers voor elk onderwerp op de agenda om het tempo erin te houden en de efficiëntie te maximaliseren. Moedig ook interactie aan bij alle deelnemers, stimuleer een open uitwisseling van ideeën en meningen en zorg ervoor dat elke stem wordt gehoord.