Une réunion efficace grâce à une double pizza

Une réunion efficace grâce à une double pizza

18 avril 2024

Dans le monde du travail, les réunions sont monnaie courante. Pourtant, trop souvent, ces rassemblements se transforment en marathons où les participants se retrouvent perdus dans des discussions interminables, sans direction claire ni parfois sans résultats tangibles à la fin. Mais qu’est-ce qui distingue une réunion productive d’une perte de temps ? La réponse pourrait bien se trouver dans une règle simple mais efficace, lancée par le patron d’Amazon, Jeff Bezos : la règle des deux pizzas.

Rien de très complexe ni de bien sorcier : lors d’une réunion d’équipe ou de projet, il est préférable de ne convier pas plus de personnes que celles qui pourraient être nourries par deux pizzas. En d’autres termes, identifiez les participants essentiels dont la présence est indispensable pour atteindre les objectifs de la réunion, idéalement jusqu’à 8 personnes. Cela favorise une communication plus fluide, des décisions plus rapides et une efficacité accrue.

Une technique axée sur la méthode SMART

Une fois que vous avez sélectionné votre liste restreinte de participants, il est temps de se concentrer sur la façon de rendre cette réunion aussi productive que possible. Tout d’abord, établissez des objectifs clairs et réalisables. Chaque objectif doit être précis, mesurable et réalisable dans le temps imparti. C’est un outil beaucoup utilisé en marketing s’intitulant la méthode SMART. Cette clarté permet à chaque participant de savoir ce qui est attendu et de contribuer de manière significative aux discussions.

Ensuite, élaborez un agenda détaillé pour guider la réunion sous forme de ligne du temps indiquant les sujets à discuter et le temps alloué à chacun. Partagez cet agenda avec les participants à l’avance pour qu’ils puissent se préparer en conséquence. Cela garantit au bon déroulement de la réunion et évite les digressions inutiles.

Une fois le jour J arrivé, respectez bien le temps imparti. Utilisez des minuteries si nécessaire pour chaque sujet à l’ordre du jour, afin de maintenir le rythme et de maximiser l’efficacité. Encouragez également une interaction de la part de tous les participants, favorisez un échange ouvert d’idées et d’opinions, en veillant à ce que chaque voix soit entendue.